1. Depuis l'onglet Performances > Campagnes, il est possible de lancer une campagne d'entretiens en quelques clics :

2. Sélectionnez le type Entretien individuel :

3. Paramétrez votre campagne :

Il suffit de lui donner un intitulé, définir la période d'évaluation et sélectionner les personnes concernées par la campagne.

Il est possible de sélectionner une ou plusieurs équipes et un ou plusieurs collaborateurs :

4. Vérifiez la liste des entretiens qui vont être lancés :

Il est possible d'annuler le lancement d'un entretien en décochant la ligne de l'entretien concerné et de renseigner les managers qui n'ont pas été renseignés au préalable :

5. Choisissez le questionnaire souhaité parmi les modèles enregistrés :

Il est possible d'en avoir un aperçu :

6. Définissez la chronologie des étapes de la campagne :

Date à laquelle les utilisateurs doivent avoir fini la préparation de leur entretien (1) et date à laquelle les entretiens doivent être validés par le manager et le collaborateur (2). (Il s'agit de date indicatives)

7. Personnalisez ou non le mail de lancement de la campagne

Ce mail sera ensuite envoyé aux collaborateurs évalués ainsi qu'à leurs évaluateurs.

Finalement, il ne reste plus qu'à lancer la campagne !

Par défaut, c'est le manager qui est responsable de la tenue d'un entretien sur Javelo.
Il doit :

1. Préparer l'entretien en parallèle de son collaborateur

2. Rédiger le compte-rendu de l'échange

3. Valider l'entretien

Il est également possible de modifier la personne en responsabilité de l'entretien et de choisir quelqu'un d'autre que le manager (un membre de l'équipe RH par exemple pour les entretiens professionnels ou de période d'essai).

On vous montre comment faire :

1. Créer un champ de page de profil avec le type de personne que vous souhaitez mettre en responsabilité de l'entretien.

Exemple, si vous souhaitez que le responsable de l'entretien soit un référent RH, créer un champ référent RH et sélectionner l’option de remplissage Référent de l’utilisateur. :

Une fois ce champ crée, il vous faudra rattacher via un import Excel les bons référents RH à vos collaborateurs.

Vous devez donc télécharger votre trame d'import dans laquelle figurera la nouvelle colonne "referent_rh" dans l’onglet Utilisateur et cliquez sur Importer par fichier en haut à droite.

Vous trouverez dans ce fichier la colonne à remplir pour compléter le champ de page de profil que vous avez crée.

Attention dans ce cas précis d'une référence à une personne existant sur Javelo de bien renseigner son adresse email pour que cela fonctionne.

2. Lancer votre campagne et choisissez le type d'évaluateur :

Les liens entre managers et N-1 sont déjà intégrés dans Javelo. Libre à vous de créer des liens entre d'autres types de personnes.

Il vous est donc possible de lancer des entretiens qui ne sont pas réalisés par les managers mais par des tierces personnes (RH, N+2, mentors,...).

Pour lancer de tels entretiens, vous devrez passer par 2 étapes :

1. Créer l'intitulé des personnes qui réalisent l'entretien avec le collaborateur (RH, N+2, mentor,...) ;

2. Choisir cet intitulé à la place de celui du manager dans la configuration de la campagne.

Voici les détails de la marche à suivre, en prenant l'exemple d'un entretien professionnel mené par un RH :

Si vous souhaitez créer un entretien professionnel mené par des RH : vous devrez donc dans un premier temps créer un intitulé RH sur les profils de vos collaborateurs à évaluer.

À présent, vous pouvez attribuer à vos utilisateurs des responsables RH qui leur feront passer des entretiens en remplissant votre nouveau champ (soit par fichier import, soit manuellement dans les profils d'utilisateurs).

Sinon, vous serez invité à les compléter directement dans la campagne par la suite (voir fin de l'article).

Pour configurer votre campagne en y intégrant vos responsables RH comme évaluateurs, suivez les étapes classiques de lancement de campagne.

⚠️ À l'étape 2 "Collaborateurs", dans "choisissez l'évaluateur principal", faites défiler le menu déroulant et sélectionnez le champ que vous venez de créer : "Responsable RH".

Il est aussi possible de cumuler un évaluateur et un second validateur, par exemple le manager d'une part et un responsable RH d'autre part. En d'autres termes, le champ que vous avez créé en étape 1 sera aussi disponible dans la partie Choisissez un second validateur.

Si votre champ Responsable RH n'a pas été complété sur les profils de vos utilisateurs, Javelo vous indiquera les évaluateurs à renseigner manuellement dans les entretiens.

⚠️ Le manager gardera quand même une visibilité sur l'entretien

Le module de campagne automatique peut vous permettre de configurer un lancement des entretiens professionnels tout les 2 ans pour les collaborateurs ayant plus de 2 ans d'ancienneté.

Pour mettre en place cette fonctionnalité, vous devrez suivre le protocole suivant :

1) Créer un champs de la page de profil intitulé "date du dernier entretien" puis sélectionner l'option de remplissage "Date"

Après avoir créé le champs personnalisé, vous devrez renseigner la date du dernier entretien professionnels des collaborateurs concernés.

Vous avez la possibilité de renseigner cette information directement sur la page de profil du collaborateur ou bien via le fichier d'import excel.

2) Configurer le lancement de la campagne automatique 2 ans après la date du dernier entretien

(Attention ! Le lancement d'une campagne automatique nécessite la création d'une trame d'entretien spécifique pour les campagnes automatiques)

Vous trouverez une vidéo sur la configuration des campagnes automatiques ci-joint

Vous pourrez désormais répéter ce procédé de création de campagne automatique une fois par an, après avoir modifié en amont, la date des derniers entretiens de vos collaborateurs.

Pour faire une relance massive dans la campagne, vous pouvez consulter l'article Comment relancer plusieurs participants d'une campagne d'un coup ?

Le mail reçu par les collaborateurs dans le cadre d'une relance massive dans la page de détails de la campagne se présentera de la façon suivante avec les éléments encadrés en rouge dans l'image ci-dessus correspondant à des éléments personnalisés à savoir respectivement :

Sur Javelo, vous avez la possibilité de lancer les entretiens annuels à date d'anniversaire.

Pour ce faire, vous avez le choix entre 2 types de configuration :

1. Votre entretien ne dispose pas du module d'évaluation et de création des objectifs

Vous devrez dans ce cas, créer un champs de la page de profil intitulé date d'entrée en poste ou date d'embauche puis sélectionner l'option de remplissage "Date"

Après avoir créé le champ personnalisé, vous devrez renseigner la date d'embauche de vos collaborateurs concernés.

Vous avez la possibilité de renseigner cette information directement sur la page de profil du collaborateur ou bien via le fichier d'import excel.

La dernière étape sera donc de lancer une campagne automatique et de configurer le lancement de celle-ci, 2 ans après la date d'embauche.

⚠️Le lancement d'une campagne automatique nécessite la création d'une trame d'entretien spécifique pour les campagnes automatiques.

Si vous le souhaitez, vous pouvez prévoir le lancement de la seconde campagne en répétant le procédé ci-dessus, tout en modifiant la date de lancement à "4 ans après la date d'embauche".

Vos 2 prochaines campagnes d'entretiens annuels seront donc prêtes à être lancées automatiquement tous les 2 ans pendant 4 ans.

2. Votre campagne d'entretiens dispose du module d'évaluation et/ou de création des objectifs

Dans ce cas, il vous faudra en premier lieu, créer des groupes selon le mois d'arrivée des collaborateurs. Un article sur la notion et création de groupes est disponible ci-joint

Ex : George Clooney est arrivé dans l'entreprise au mois de Juin 2020, je créé donc un groupe avec l'intitulé "Juin 2020" et je rajoute George Clooney dans ce groupe.

Vous lancerez ensuite une seule et unique campagne d'entretiens individuels sur les collaborateurs de votre choix (idéalement les collaborateurs arrivés sur le mois en cours)

Ex : Nous sommes en en Juin 2022, je lance une campagne sur le groupe Juin 2020

Il vous suffira ensuite de rajouter, au fil de l'eau, les groupes du mois correspondant au mois actuel sur votre campagne en cours.

Comme vous avez peut-être des durées de préavis qui varient selon les types de collaborateurs en cas de départ, nous vous proposons un workflow Javelo pour organiser efficacement vos entretiens de sortie :

> Utilisation du module de campagne automatique

Attention :

Pour chaque nouveau départ, renseignez juste la date de sortie du collaborateur sur son profil :

💡 Vous pouvez aussi utiliser une campagne classique pour vos entretiens de sorties. Lancez une campagne que vous laissez ouverte et dans laquelle vous ajoutez un nouvel entretien à chaque nouvelle sortie.