Le nouveau système d'entretiens utilise des rôles pour contrôler qui peut gérer les entretiens, qui peut les visualiser, et qui participe à chaque étape. Comprendre ces rôles vous aide à configurer les bonnes permissions pour votre processus.
Cet article explique chaque rôle dans le système, quelles permissions chacun possède, et comment les attribuer aux bonnes personnes.
💡 Vous utilisez toujours notre système d'entretiens précédent ? Consultez la documentation sur les Entretiens Classiques pour obtenir de l'aide avec les entretiens individuels et à 360 degrés.
Rôles au niveau de l'entretien
Ces rôles contrôlent qui peut gérer et visualiser les entretiens sur l'ensemble des campagnes. Vous les définissez lors de la création de processus ou du lancement de campagnes.
RH et RH de Groupe (administrateurs d'entretiens automatiques)
Ce qu'ils peuvent faire :
Créer et modifier des processus d'entretiens
Lancer des campagnes à partir de processus ou de zéro
Ajouter ou retirer des participants des campagnes
Faire progresser les campagnes vers l'étape suivante (même si tout le monde n'a pas terminé)
Clôturer les campagnes
Envoyer des rappels aux participants
Voir tout le contenu des entretiens pour toutes les campagnes
Modifier les entretiens en cours
Accéder à toutes les fonctionnalités de gestion de campagne
Qui obtient ce rôle :
Toute personne ayant les permissions RH ou RH de Groupe dans votre système. Vous n'avez pas besoin de l'attribuer — c'est automatique.
Portée : À l'échelle de l'organisation pour les RH et des groupes pour les RH de Groupe. Ils peuvent gérer et visualiser tous les entretiens de tous les employés.
💡 Conseil : Les RH et RH de Groupe ont toujours accès. Vous ne pouvez pas retirer leurs permissions d'administrateur, même si vous souhaitez limiter la visibilité pour un entretien spécifique.
Administrateur d'entretiens
Les administrateurs d'entretiens peuvent gérer les entretiens des campagnes mais pourraient ne pas pouvoir créer de processus (selon leur rôle).
Ce qu'ils peuvent faire :
Ajouter ou retirer des participants des entretiens
Faire progresser les entretiens vers l'étape suivante
Clôturer les entretiens
Voir tout le contenu des entretiens qu'ils administrent
Ce qu'ils ne peuvent pas faire :
Créer ou modifier des processus (sauf s'ils sont RH/RH de Groupe)
Accéder aux fonctionnalités de gestion de campagne
Qui obtient ce rôle :
Vous attribuez les administrateurs d'entretiens lors de la création de processus ou du lancement de campagnes.
Choix courants :
Managers (basé sur le rôle) : Lorsque vous ajoutez "Manager" comme administrateur d'entretiens, chaque manager devient administrateur d'entretiens uniquement pour les entretiens de sa propre équipe. Ils ne peuvent pas accéder aux entretiens en dehors de leur département.
Utilisateurs spécifiques : Ajoutez des personnes individuelles qui devraient être administrateurs pour toutes les campagnes de ce processus — comme un partenaire RH, un gestionnaire de talents, ou un assistant de direction.
Groupes : Donnez l'accès administrateur à tous les membres d'un groupe, comme "Équipe des opérations RH" ou "Partenaires RH".
Portée :
Dépend de la façon dont vous l'attribuez :
Managers comme administrateurs d'entretiens : Peuvent uniquement gérer les entretiens de leurs collaborateurs directs
Utilisateurs spécifiques ou groupes : Peuvent gérer tous les entretiens des campagnes où ils sont attribués comme administrateur
📌 Remarque : Être administrateur d'entretiens ne fait pas automatiquement de vous un participant aux entretiens. Si un manager est administrateur d'entretiens, il doit toujours être ajouté comme personne donnant son avis, participant à l'échange, ou participant à la signature pour réellement s'engager avec le contenu de l'entretien.
Observateur d'entretiens
Les observateurs d'entretiens ont un accès en lecture seule au contenu des entretiens. Ils peuvent tout voir mais ne peuvent pas faire de modifications.
Ce qu'ils peuvent faire :
Voir tout le contenu des entretiens (avis, préparation, comptes rendus, signatures)
Voir la progression et le statut des entretiens
Lire les entretiens terminés
Ce qu'ils ne peuvent pas faire :
Modifier quoi que ce soit
Ajouter ou retirer des participants
Faire progresser les entretiens à travers les étapes
Accéder aux campagnes
Envoyer des rappels
Participer aux entretiens (sauf s'ils sont ajoutés séparément comme participant)
Qui obtient ce rôle :
Vous attribuez les observateurs d'entretiens lors de la création de processus ou du lancement de campagnes :
Par rôle :
Les managers peuvent voir les entretiens de leurs collaborateurs directs
Autres rôles que vous avez définis (comme "Chef de département" ou "Partenaire RH")
Par utilisateur :
Ajoutez des personnes spécifiques qui ont besoin de visibilité, comme :
Managers N+1
Consultants RH
Cadres qui souhaitent surveiller le processus d'entretien
Par groupe :
Donnez l'accès observateur à des groupes entiers, comme "Équipe de direction" ou "Opérations RH"
Portée :
Dépend de la façon dont vous l'attribuez :
Managers comme observateurs d'entretiens : Peuvent uniquement voir les entretiens de leurs collaborateurs directs
Utilisateurs spécifiques ou groupes : Peuvent voir tous les entretiens des campagnes où ils sont attribués comme observateur
💡 Conseil : Soyez réfléchi concernant les observateurs d'entretiens. Les employés peuvent se sentir mal à l'aise s'ils savent que leur manager N+1 ou d'autres cadres lisent leurs entretiens. Considérez votre culture d'entreprise et expliquez qui a de la visibilité lorsque vous lancez les entretiens.
Rôles spécifiques aux étapes
Ces rôles déterminent qui participe à chaque étape de l'entretien. Vous les attribuez lors de la configuration de chaque étape dans votre processus.
💡 Conseil : Si vous participez à un entretien (sans l'administrer), consultez le Guide de l'employé et du manager pour participer aux entretiens pour des instructions étape par étape sur ce qu'il faut faire.
Personne donnant son opinion
Les personnes donnant leur avis fournissent des contributions pendant l'étape de collecte d'opinion.
Ce qu'elles peuvent faire :
Voir le questionnaire qu'elles doivent compléter
Voir les informations de base sur l'employé évalué
Soumettre leurs réponses d'avis
Modifier leur avis jusqu'à ce qu'elles le soumettent
Ce qu'elles ne peuvent pas faire :
Voir les avis des autres personnes donnant leur avis
Accéder au contenu des autres étapes de l'entretien (sauf si elles sont également ajoutées comme participant à ces étapes)
Voir qui d'autre donne son avis
Modifier leur avis après soumission
Qui obtient ce rôle :
Vous sélectionnez les personnes donnant leur avis lors de la configuration de l'étape de collecte d'opinion dans votre processus. Choisissez parmi :
Manager — Le manager direct de l'employé
Pairs — Collègues partageant le même manager
Collaborateurs directs — Personnes que l'employé manage
Personne évaluée — L'employé lui-même
Manager N+2 — Le manager du manager
Utilisateurs spécifiques — Toute autre personne que vous souhaitez inclure
Portée : Uniquement leur propre avis. Ils ne peuvent pas voir ce que les autres ont écrit.
📌 Remarque : Les avis sont toujours privés entre la personne qui donne l'avis et les RH pendant cette étape. Cela ne peut pas être modifié — cela évite les biais et encourage une contribution honnête. Les participants et les étapes suivantes peuvent avoir accès selon les paramètres.
Participant à la préparation
Les participants à la préparation rédigent leurs réponses avant que l'échange ne se produise.
Ce qu'ils peuvent faire :
Compléter le questionnaire d'échange comme brouillon
Voir les avis de l'étape de collecte d'opinion (si vous activez ce paramètre)
Modifier leur préparation jusqu'à ce que l'étape d'échange commence
Voir leur propre brouillon de préparation pendant l'échange
Ce qu'ils ne peuvent pas faire :
Voir les brouillons de préparation des autres personnes (sauf s'ils sont également participant à l'échange)
Modifier la préparation après le début de l'étape d'échange
Voir le compte rendu final de l'échange (sauf s'ils sont également ajoutés comme participant à l'échange)
Qui obtient ce rôle :
Vous sélectionnez les participants à la préparation lors de la configuration de l'étape d'échange dans votre processus.
Choix courants :
Manager
Personne évaluée (l'employé évalué)
Manager et employé tous deux
Manager N+1
Partenaires RH
Utilisateurs spécifiques
Portée :
Leur propre brouillon de préparation. Ils travaillent indépendamment jusqu'à l'échange.
Contrôle de visibilité :
Vous décidez si les participants à la préparation peuvent voir les avis de l'étape de collecte d'opinion pendant la préparation. La plupart des organisations activent cela pour que les gens puissent répondre aux thèmes qu'ils remarquent.
Participant à l'échange
Les participants à l'échange s'engagent dans la discussion d'entretien et visualisent le compte rendu en cours de rédaction.
Ce qu'ils peuvent faire :
Participer à l'échange (en personne ou virtuellement)
Voir les avis et/ou la préparation (selon vos paramètres de visibilité)
Voir le compte rendu terminé après l'échange
Ce qu'ils ne peuvent pas faire :
Modifier le compte rendu (seul le rédacteur peut écrire)
Changer qui participe
Faire progresser l'entretien vers l'étape suivante
Qui obtient ce rôle :
Vous sélectionnez les participants à l'échange lors de la configuration de l'étape d'échange. Inclut généralement :
L'employé évalué
Leur manager (s'il n'est pas le rédacteur)
Parfois : manager N+1, partenaire RH, ou médiateur
Portée :
L'entretien spécifique auquel ils participent.
Contrôle de visibilité :
Vous décidez ce que les participants à l'échange peuvent voir :
Avis de l'étape de collecte d'opinion
Brouillons de préparation de la phase de préparation
Les deux
Aucun (juste le questionnaire du compte rendu)
Tous les participants à l'échange ont les mêmes paramètres de visibilité.
Rédacteur
Le rédacteur écrit le compte rendu de l'entretien pendant l'étape d'échange. Il n'y a qu'un seul rédacteur par entretien.
Ce qu'il peut faire :
Écrire et modifier le compte rendu de l'échange
Voir tout ce que les participants à l'échange peuvent voir (selon les paramètres de visibilité)
Compléter le questionnaire d'échange qui devient le compte rendu officiel
Voir et référencer les avis et la préparation pendant la rédaction
Ce qu'il ne peut pas faire :
Déléguer la prise de notes à quelqu'un d'autre en milieu d'entretien
Voir le contenu qu'il n'est pas configuré pour voir (la visibilité est contrôlée par les paramètres du processus)
Qui obtient ce rôle :
Vous sélectionnez un rédacteur lors de la configuration de l'étape d'échange :
Manager — Choix le plus courant
Personne évaluée — Pour les entretiens autodirigés où les employés documentent leur propre développement
Utilisateur spécifique — Si quelqu'un comme un partenaire RH rédige toujours les comptes rendus
Portée :
L'entretien spécifique pour lequel il rédige le compte rendu.
Contrôle de visibilité :
Les rédacteurs voient généralement tout (avis + préparation) pour avoir le contexte complet pendant la rédaction. Vous contrôlez cela lors de la configuration du processus.
Participant à la signature
Les participants à la signature examinent l'entretien terminé et le reconnaissent formellement.
Ce qu'ils peuvent faire :
Voir le contenu de l'entretien que vous les avez configurés pour voir
Lire et reconnaître l'entretien
Ajouter un commentaire de signature optionnel
Signer pour confirmer qu'ils ont examiné le contenu
Ce qu'ils ne peuvent pas faire :
Modifier le contenu de l'entretien
Voir le contenu qu'ils ne sont pas configurés pour voir
Refuser de signer (bien qu'ils puissent ajouter des commentaires expliquant leurs préoccupations)
Qui obtient ce rôle :
Vous sélectionnez les participants à la signature lors de la configuration de l'étape de signature. Choix courants :
Personne évaluée (l'employé) — Le plus courant
Manager — Pour confirmer l'exactitude et l'achèvement
Employé et manager tous deux — Pour reconnaissance mutuelle
Partenaires RH — Pour supervision
Managers N+1 — Pour approbation
Utilisateurs spécifiques
Portée :
L'entretien spécifique qu'ils signent.
Contrôle de visibilité :
Vous décidez ce que chaque participant à la signature voit avant de signer :
Avis — Toutes les réponses de l'étape de collecte d'opinion
Préparation — Tous les brouillons de préparation
Compte rendu — Le compte rendu de l'échange
Toute combinaison
Tous les participants à la signature ont la même visibilité.
💡 Conseil : Signer n'est pas une approbation ou un accord — c'est une reconnaissance que la personne a vu et examiné le contenu. Clarifiez cela aux participants pour qu'ils ne sentent pas qu'ils approuvent tout ce qui est écrit.
Comment les rôles se combinent
La même personne peut avoir plusieurs rôles dans un entretien. Voici comment cela fonctionne en pratique :
Manager participant à l'entretien de son employé
Rôles qu'il pourrait avoir :
Administrateur d'entretiens (si les managers sont définis comme administrateurs dans le processus)
Personne donnant son avis (s'il est ajouté à l'étape de collecte d'opinion)
Participant à la préparation (s'il est ajouté pour se préparer avant l'échange)
Rédacteur (s'il est désigné pour rédiger le compte rendu)
Participant à l'échange (s'il n'est pas le rédacteur, mais assiste)
Participant à la signature (s'il doit signer)
À quoi cela ressemble :
Le manager donne son avis pendant l'étape de collecte d'opinion
Le manager prépare des notes avant l'échange
Le manager rencontre l'employé et rédige le compte rendu (en tant que rédacteur)
Le manager signe l'entretien terminé
Ils portent différentes casquettes à différentes étapes, toutes contrôlées par la façon dont le processus est configuré.
Employé évalué
Rôles qu'il pourrait avoir :
Personne donnant son avis (si l'auto-réflexion est incluse)
Participant à la préparation (pour se préparer à l'échange)
Participant à l'échange (pour assister et discuter)
Participant à la signature (pour reconnaître l'entretien terminé)
À quoi cela ressemble :
L'employé complète l'auto-réflexion pendant l'étape de collecte d'opinion
L'employé prépare des notes avant l'échange
L'employé participe à l'échange et visualise le compte rendu en cours de rédaction
L'employé signe pour reconnaître l'entretien terminé
Partenaire RH
Rôles qu'il pourrait avoir :
Administrateur d'entretiens (s'il est attribué lors du lancement de la campagne)
Observateur d'entretiens (pour supervision)
Participant à l'échange (s'il assiste pour soutenir la discussion)
Participant à la signature (pour approbation formelle)
À quoi cela ressemble :
Le partenaire RH peut gérer la campagne (ajouter des participants, envoyer des rappels)
Le partenaire RH assiste à l'échange en tant que médiateur ou témoin
Le partenaire RH visualise tous les entretiens terminés pour son département attribué
Le partenaire RH signe les entretiens nécessitant l'approbation RH
Règles de visibilité par étape
Comprendre ce que chaque rôle peut voir à chaque étape est essentiel pour protéger la vie privée et gérer la transparence.
Visibilité de l'étape de collecte d'opinion
Rôle | Peut voir son propre avis | Peut voir les avis des autres |
Personne donnant son avis | ✅ Toujours | ❌ |
RH / Administrateurs | ✅ Toujours | ✅ (une fois soumis) |
Observateurs | ✅ Toujours | ✅ (une fois soumis) |
Participants préparation | ✅ Toujours | Selon paramètre |
Participants échange | ✅ Toujours | Selon paramètre |
Participants signature | ✅ Toujours | Selon paramètre |
Règle clé : Les personnes donnant leur avis ne voient jamais les réponses des autres. C'est automatique et immuable.
Visibilité de la phase de préparation
Rôle | Peut voir sa propre préparation | Peut voir la préparation des autres |
Participant préparation | ✅ Toujours | Selon paramètre |
RH / Administrateurs | ✅ Toujours | ✅ Toujours |
Rédacteur | ✅ Toujours | Selon paramètre |
Participants échange | ✅ Toujours | Selon paramètre |
Participants signature | ✅ Toujours | Selon paramètre |
Règle clé : La préparation est privée jusqu'à l'étape d'échange. Ensuite, la visibilité est contrôlée par les paramètres du processus.
Visibilité de l'étape d'échange
Rôle | Peut voir le compte rendu en cours | Peut voir les avis | Peut voir la préparation |
Rédacteur | ✅ Toujours (il l'écrit) | Selon paramètre | Selon paramètre |
Participants échange | ✅ Toujours | Selon paramètre | Selon paramètre |
RH / Administrateurs | ✅ Toujours | ✅ Toujours | ✅ Toujours |
Observateurs | ✅ Toujours | ✅ Toujours | ✅ Toujours |
Participants signature | ❌ (jusqu'à l'étape signature) | ❌ (jusqu'à l'étape signature) | ❌ (jusqu'à l'étape signature) |
Règle clé : Vous contrôlez ce que les participants à l'échange et le rédacteur peuvent voir. Définissez cela lors de la configuration de l'étape d'échange.
Visibilité de l'étape de signature
Rôle | Peut voir ce qu'ils signent |
Participants signature | Selon votre configuration (avis, préparation, compte rendu, ou toute combinaison) |
RH / Administrateurs | ✅ Tout toujours |
Observateurs | ✅ Tout toujours |
Règle clé : Tous les participants à la signature ont la même visibilité.
Scénarios de permissions courants
Voici comment configurer les permissions pour des situations typiques :
Scénario : Entretien annuel mené par le manager avec feedback à 360
Administrateurs d'entretiens : RH (automatique) + Managers (pour leurs propres équipes)
Observateurs d'entretiens : Managers N+1 (pour leur département)
Étape de collecte d'opinion :
Personnes donnant leur avis : Manager + 3 pairs + employé
Visibilité : Les personnes donnant leur avis ne peuvent pas voir les réponses des autres
Étape d'échange :
Préparation : Manager et employé se préparent tous deux, tous deux peuvent voir les avis
Rédacteur : Manager
Participants à l'échange : Employé
Visibilité : Manager et employé voient tous les avis et les deux brouillons de préparation
Étape de signature :
Participants à la signature : Employé et manager
Visibilité : Tous deux voient les avis, la préparation et le compte rendu
Scénario : Bilan trimestriel léger
Administrateurs d'entretiens : RH (automatique)
Observateurs d'entretiens : Aucun
Étape de collecte d'opinion : Ignorée
Étape d'échange :
Préparation : Manager et employé se préparent tous deux
Rédacteur : Manager
Participants à l'échange : Employé
Visibilité : Tous deux voient la préparation de l'autre
Étape de signature : Ignorée
Scénario : Feedback ascendant pour développement managérial
Administrateurs d'entretiens : RH (automatique)
Observateurs d'entretiens : Manager N+1 (le manager du manager)
Étape de collecte d'opinion :
Personnes donnant leur avis : Collaborateurs directs uniquement
Visibilité : Anonyme — les personnes donnant leur avis ne peuvent pas voir les réponses des autres
Étape d'échange : Ignorée (les avis parlent d'eux-mêmes)
Étape de signature :
Participants à la signature : Le manager évalué + manager N+1
Visibilité : Le manager voit tous les avis, le manager N+1 voit uniquement le compte rendu (vous créez d'abord un compte rendu à partir des avis)
Scénario : Plan d'amélioration de la performance avec supervision
Administrateurs d'entretiens : RH (automatique) + partenaire RH spécifique
Observateurs d'entretiens : Manager N+1 + directeur RH
Étape de collecte d'opinion : Ignorée (conversation directe, pas collecte d'avis)
Étape d'échange :
Préparation : Manager et employé se préparent tous deux
Rédacteur : Manager
Participants à l'échange : Employé + partenaire RH (comme témoin)
Visibilité : Toutes les trois personnes voient les deux brouillons de préparation
Étape de signature :
Participants à la signature : Employé + manager + partenaire RH
Visibilité : Tous les trois voient tout (préparation et compte rendu)
Bonnes pratiques pour les permissions
Suivez ces lignes directrices pour configurer l'accès approprié :
Commencez avec moins d'accès, ajoutez-en au besoin
Il est plus facile de donner plus d'accès aux gens plus tard que de le retirer. Commencez de manière conservatrice et développez en fonction des retours.
Faites correspondre la visibilité à votre culture
Les cultures de grande confiance avec des normes de transparence peuvent gérer plus de visibilité. Si votre culture valorise la vie privée, limitez qui peut voir quoi.
Expliquez qui a accès
Lors du lancement des entretiens, dites aux participants qui peut voir leur feedback. Les surprises érodent la confiance.
Exemple de message : "Votre feedback sera visible à l'employé et à son manager pendant l'échange. Les RH peuvent toujours accéder à tous les entretiens pour supervision."
Utilisez les observateurs d'entretiens avec parcimonie
Ce n'est pas parce que quelqu'un peut voir les entretiens qu'il devrait le faire. Donnez l'accès observateur uniquement lorsqu'il y a un besoin commercial réel.
Laissez les managers gérer leurs équipes
Faire des managers des administrateurs d'entretiens (limité à leur équipe) les responsabilise pour gérer leurs propres entretiens sans créer de goulot d'étranglement pour les RH à chaque changement.
Gardez les avis privés entre les donneurs
Ne changez jamais les règles de visibilité des avis pour permettre aux personnes donnant leur avis de voir les réponses des autres. Ceci est protégé par conception pour éviter les biais.
Testez les permissions avec un pilote
Avant de déployer à l'échelle de l'entreprise :
Configurez une campagne de test avec quelques volontaires
Faites-leur suivre le processus complet
Demandez ce qui semblait correct et ce qui semblait invasif
Ajustez en fonction des retours
Questions fréquemment posées
Puis-je retirer l'accès des RH à un entretien spécifique ?
Puis-je retirer l'accès des RH à un entretien spécifique ?
Non. Les RH et RH de Groupe ont toujours accès complet à tous les entretiens. Ceci est par conception pour garantir la supervision et la conformité.
Un manager peut-il voir les entretiens des employés d'autres départements ?
Un manager peut-il voir les entretiens des employés d'autres départements ?
Seulement s'il est ajouté comme observateur d'entretiens ou administrateur avec accès à l'échelle de l'organisation. Par défaut, les managers ne voient que les entretiens de leurs collaborateurs directs.
Que se passe-t-il si je rends quelqu'un à la fois administrateur et observateur ?
Que se passe-t-il si je rends quelqu'un à la fois administrateur et observateur ?
L'administrateur l'emporte. Ils auront des permissions d'administrateur complètes (modification, gestion) et pas seulement un accès en lecture seule.
Les participants à la signature peuvent-ils refuser de signer ?
Les participants à la signature peuvent-ils refuser de signer ?
Techniquement non — le système nécessite une signature pour avancer. Cependant, ils peuvent ajouter des commentaires expliquant les désaccords ou les préoccupations avant de signer.
Puis-je donner à différents managers des niveaux d'accès différents ?
Puis-je donner à différents managers des niveaux d'accès différents ?
Oui. Ajoutez des managers spécifiques comme administrateurs d'entretiens (accès complet) ou observateurs d'entretiens (lecture seule) en fonction de leurs besoins. Ou utilisez des attributions basées sur les rôles pour un accès cohérent.