Lancer votre Première Campagne

Une campagne d'entretiens, c'est lorsque vous effectuez des entretiens pour des employés spécifiques en utilisant un processus que vous avez créé. Cet article vous guide dans le lancement de votre première campagne, de la sélection d'un processus au démarrage des entretiens.

Une fois que vous lancez une campagne, les participants recevront des notifications pour compléter leurs parties. Vous pourrez surveiller la progression, envoyer des rappels, et faire progresser les entretiens à travers chaque étape.

Avant de démarrer votre première campagne, assurez-vous d'avoir :

Un processus d'entretien prêt à utiliser

Vous avez besoin d'au moins un processus avec votre workflow configuré. Consultez Créer et gérer des processus d'entretiens si vous n'en avez pas encore construit un.

Des questionnaires configurés

Le processus devrait référencer des questionnaires qui existent dans votre système. Si un questionnaire manque, vous obtiendrez une erreur lors de la tentative de lancement.

Une liste claire de qui vous évaluez

Sachez quels employés vous souhaitez inclure dans cette campagne. Vous pouvez les ajouter individuellement ou par département, localisation, ou autres critères.

Du temps pour tester (recommandé)

Pour votre toute première campagne, envisagez de tester avec seulement 3 à 5 employés avant de déployer à l'échelle de l'entreprise. Cela vous aide à détecter les problèmes dans un environnement à faibles enjeux.

Le moyen le plus simple de lancer une campagne est d'utiliser un processus que vous avez déjà créé.

Vous pouvez rechercher par nom ou filtrer par les étapes incluses (collecte d'opinion, échange, signature).

Cliquez sur Utiliser comme brouillon de campagne depuis le menu à trois points du processus.

Cela ouvre le constructeur de campagne avec tous les paramètres de votre processus pré-remplis. Vous pouvez ajuster quoi que ce soit avant le lancement.

Le constructeur de campagne affiche tout depuis votre processus. Voici ce que vous pouvez personnaliser pour cette campagne spécifique.

Donnez un nom à votre campagne qui vous aide à l'identifier plus tard. Ceci est visible aux RH et aux administrateurs d'entretiens, mais pas aux employés.

Exemples :

Les bons noms incluent le type d'entretien et la période pour que vous puissiez distinguer entre plusieurs campagnes.

Incluez des notes sur cette campagne spécifique. Cela aide les autres employés à comprendre son objectif.

Exemple : "Entretiens annuels pour le département ingénierie. Lancés le 1er décembre, entretiens dus avant le 31 décembre. Utilisation de feedback à 360 avec manager + 3 pairs."

Choisissez quels employés seront évalués dans cette campagne.

Cliquez sur Ajouter une personne évaluée et recherchez les employés par nom. Sélectionnez chaque personne que vous souhaitez inclure.

Cela fonctionne bien pour :

Utilisez des filtres pour ajouter plusieurs personnes à la fois en fonction de vos groupes qui peuvent être organisés autour de :

Cela fonctionne bien pour :

La campagne hérite de tous les paramètres de votre processus, mais vous pouvez tout changer avant le lancement.

Confirmez que les étapes de collecte d'opinion, d'échange (avec préparation optionnelle), et de signature correspondent à ce que vous voulez pour cette campagne.

Si vous avez besoin d'étapes différentes pour cette campagne spécifique, vous pouvez :

Assurez-vous que les bons questionnaires sont attribués à chaque étape :

Si vous devez utiliser des questions différentes pour cette campagne, sélectionnez différents questionnaires de vos processus.

Pour chaque étape, vérifiez qui participera :

Les paramètres du processus sont des points de départ. Vous pouvez ajuster pour cette campagne.

Examinez ce que chaque participant peut voir à chaque étape :

Ces paramètres contrôlent la confidentialité et la transparence. Assurez-vous qu'ils correspondent à vos intentions pour cette campagne.

Vérifiez qui peut gérer et visualiser les entretiens dans cette campagne :

Ajoutez ou retirez des personnes si cette campagne nécessite une supervision différente de l'habituelle.

Avant de cliquer sur lancer, vérifiez ces éléments critiques :

✓ Les personnes évaluées sont correctes

Les bons employés sont inclus, personne ne manque ou n'est ajouté incorrectement.

✓ Les participants sont attribués

Chaque étape a des participants sélectionnés (personnes donnant leur avis, rédacteur, participants à la signature, etc.).

✓ Les questionnaires sont attribués

Chaque étape qui nécessite un questionnaire en a un de sélectionné.

✓ La visibilité est correctement définie

Vous avez confirmé qui peut voir quoi à chaque étape.

✓ La période d'entretien est exacte

La plage de dates sur laquelle les employés sont évalués est correcte.

✓ Vous êtes prêt à communiquer

Vous savez comment vous expliquerez le processus aux employés et aux managers.

Le système validera les champs obligatoires et affichera des erreurs si quelque chose manque.

Une fois que tout est configuré, cliquez sur Générer les entretiens.

Cela générera les entretiens immédiatement. Vous pouvez ensuite Lancer la campagne ou ajuster les paramètres si nécessaire.

Voici ce que vous et les participants vivrez une fois la campagne active.

Vous verrez :

Consultez Comprendre le statut et la progression des entretiens pour plus de détails sur la surveillance de votre campagne.

Les participants reçoivent des notifications lorsque c'est leur tour :

Ils verront des boutons d'action dans le système les invitant à compléter leur partie.

Les entretiens progressent à travers les étapes dans l'ordre :

Vous contrôlez quand passer d'une étape à la suivante. Consultez Faire progresser les entretiens à travers les étapes pour obtenir des conseils.

Vous pouvez également créer des campagnes sans utiliser de processus. Cela est utile pour des entretiens ponctuels qui ne correspondent pas à vos processus existants.

Construisez sans processus lorsque :

La plupart du temps, les processus sont plus rapides et plus cohérents.

Le processus est identique à l'utilisation d'un processus, mais vous commencez avec une ardoise vierge au lieu de paramètres pré-remplis.

Voici comment tester en toute sécurité votre première campagne avant de lancer à l'échelle de l'entreprise.

Faites compléter à votre groupe pilote chaque étape :

Après que le pilote soit terminé, demandez :

En fonction des retours du pilote :

Une fois que le pilote réussit et que vous avez incorporé les retours, lancez la campagne complète en toute confiance.

Vous pouvez exécuter plusieurs campagnes simultanément. Voici comment les garder organisées.

Utilisez des noms descriptifs qui incluent :

Bons exemples :

Chaque campagne fonctionne indépendamment :

Utilisez la liste de campagnes pour basculer entre elles et surveiller la progression de chacune.

Si vous effectuez beaucoup d'entretiens, envisagez d'échelonner les lancements :

Cela évite de submerger les RH et garantit que vous pouvez accorder de l'attention à chaque campagne.

Voici comment différentes organisations lancent des campagnes :

Configuration :

Utilise le processus "Entretien annuel de performance". Ajoute tous les employés (150 personnes). Définit la période d'entretien sur "1er janvier 2025 - 31 décembre 2025."

Approche de lancement :

Teste d'abord avec l'équipe RH (5 personnes) début novembre. Après un pilote réussi, lance la campagne complète le 1er décembre. Donne aux employés 3 semaines pour compléter toutes les étapes avant la fin de l'année.

Pourquoi cela fonctionne :

Le pilote détecte les problèmes. Le lancement début décembre donne du temps pour la complétion avant les vacances.

Configuration :

Utilise le processus "Bilan trimestriel". Crée des campagnes par département, en lançant un département par semaine. Les entretiens couvrent "1er octobre - 31 décembre 2025."

Approche de lancement :

Semaine 1 : Managers de magasin (30 personnes). Semaine 2 : Équipe de vente (50 personnes). Semaine 3 : Personnel administratif (40 personnes). Chaque groupe a une semaine pour compléter leurs bilans.

Pourquoi cela fonctionne :

Les lancements échelonnés évitent de surcharger le système. Les RH peuvent se concentrer sur un groupe à la fois et traiter les questions au fur et à mesure qu'elles se présentent.

Configuration :

Utilise le processus "Entretien 90 jours nouvelle recrue". Ajoute les employés individuellement lorsqu'ils atteignent leur jalon de 90 jours. La période d'entretien est "90 premiers jours."

Approche de lancement :

Crée de petites campagnes tout au long de l'année, chacune avec 1 à 3 employés qui ont rejoint à peu près au même moment. Lance la campagne au jour 90 de l'emploi. Donne une semaine pour la complétion.

Pourquoi cela fonctionne :

Campagnes continues progressives. Chaque nouvelle recrue est évaluée au bon jalon sans attendre un cycle d'entretiens à l'échelle de l'entreprise.

Configuration :

Utilise le processus "Feedback 360 Manager". Ajoute uniquement les managers comme personnes évaluées (12 personnes). La période d'entretien est "6 derniers mois."

Approche de lancement :

Pas de pilote nécessaire (petit groupe, ils se sont portés volontaires). Lance la campagne. Donne 2 semaines aux collaborateurs directs pour soumettre le feedback, puis 1 semaine aux managers pour examiner et reconnaître.

Pourquoi cela fonctionne :

Petit groupe engagé. Les managers se sont portés volontaires, donc ils sont motivés pour le compléter. Collecte de feedback ciblée sans échanges ou étapes complexes.