Gérer les Participants des Campagnes Actives

Après avoir lancé une campagne, vous pouvez toujours ajuster qui participe à chaque entretien. Cette flexibilité vous aide à gérer les changements d'employés, corriger des erreurs, ou vous adapter à des situations que vous n'aviez pas anticipées lors du lancement.

Cet article explique comment gérer les participants tout au long du cycle de vie de l'entretien et ce qui se passe lorsque vous effectuez des modifications.

Les situations du monde réel nécessitent de la flexibilité. Les raisons courantes pour ajuster les participants incluent :

Quelqu'un a quitté l'entreprise

Un employé ou un manager part en milieu de campagne et doit être retiré ou remplacé.

Changements organisationnels

Un changement de manager signifie que le nouveau manager devrait participer à la place de l'ancien.

Erreurs de configuration

Vous avez oublié d'inclure quelqu'un ou avez ajouté accidentellement la mauvaise personne.

Perspectives manquantes

Après le lancement, vous réalisez que des personnes donnant leur avis ou des participants à l'échange supplémentaires seraient précieux.

Changements d'employés

Quelqu'un part en congé, transfère de département, ou change de rôle pendant la campagne.

Le système d'entretiens vous permet de gérer tous ces scénarios sans recommencer.

Vous pouvez modifier les participants depuis la page de détails de l'entretien.

Vous verrez la page de détails de l'entretien avec toutes les étapes et participants listés.

Seuls ces rôles peuvent ajouter ou retirer des participants :

Consultez Rôles et permissions dans les entretiens pour plus de détails sur ces rôles.

Parfois, vous devez retirer l'entretien complet de quelqu'un d'une campagne.

Retirez quelqu'un lorsque :

Si vous avez retiré quelqu'un par erreur, vous devrez le rajouter comme un nouvel entretien (en recommençant de zéro).

Lorsque le manager d'un employé change pendant une campagne, vous pouvez mettre à jour qui l'évalue.

Modifiez l'évaluateur lorsque :

Vous devrez mettre à jour le manager dans chaque étape où il apparaît. Si l'ancien manager était :

Assurez-vous de mettre à jour toutes les étapes pertinentes.

Si l'ancien manager a déjà terminé sa partie :

Si l'ancien manager n'a pas encore terminé sa partie :

Vous pouvez ajouter des personnes à des étapes individuelles sans les ajouter à l'entretien entier.

Ajoutez quelqu'un à une étape lorsque :

Vous pouvez ajouter :

Vous pouvez uniquement ajouter des participants à :

Vous ne pouvez pas ajouter de participants aux étapes qui ont déjà été terminées.

Exemple :

Si l'entretien est actuellement dans l'étape d'échange, vous pouvez :

Lorsque vous ajoutez quelqu'un :

Vous pouvez retirer des personnes qui étaient initialement incluses mais n'ont plus besoin de participer.

Retirez quelqu'un lorsque :

S'ils ont déjà terminé leur partie :

S'ils n'ont pas encore terminé leur partie :

Le rédacteur est la personne qui écrit le compte rendu de l'échange. Parfois, vous devez changer qui c'est.

Changez le rédacteur lorsque :

Le rédacteur peut être quelqu'un qui n'est pas déjà participant à l'échange. Il deviendra automatiquement participant à l'échange.

Si le compte rendu de l'échange n'a pas encore été écrit :

Si le compte rendu de l'échange est déjà écrit :

Lorsque vous modifiez des participants, cela affecte le calendrier différemment selon la modification.

Ces modifications ne ralentiront pas l'entretien :

Ces modifications peuvent prolonger le calendrier de l'entretien :

Lorsque vous ajoutez des participants en milieu d'entretien :

Lorsque vous retirez des participants :

Suivez ces lignes directrices pour gérer les participants en douceur :

Les meilleures modifications de participants sont celles que vous n'avez pas besoin de faire. Avant de lancer :

Si vous réalisez que vous devez ajuster les participants, faites-le immédiatement. Les modifications sont plus faciles lorsque :

Lorsque vous modifiez des participants, dites aux personnes affectées :

Ne comptez pas uniquement sur les notifications automatisées — fournissez du contexte.

Documentez pourquoi vous avez fait des modifications :

Cela crée une piste d'audit si des questions surgissent plus tard.

Essayez d'éviter :

Si quelqu'un a besoin de visibilité mais pas de participation active, faites-en un observateur d'entretiens plutôt que de l'ajouter aux étapes. Cela lui donne un accès en lecture seule sans compliquer le processus.

Voici comment gérer les situations typiques qui nécessitent des modifications de participants :

Situation : Le manager d'un employé quitte l'entreprise pendant la campagne d'entretiens. Le manager a déjà donné son avis mais n'a pas encore écrit le compte rendu de l'échange.

Solution :

Résultat : L'avis de l'ancien manager reste. Le nouveau manager écrit le compte rendu et termine l'entretien.

Situation : Après le lancement, vous réalisez que le partenaire interfonctionnel de l'employé devrait donner son avis mais n'a pas été inclus.

Solution :

Résultat : Si détecté tôt, vous obtenez l'avis supplémentaire. Si détecté tard, trouvez des moyens alternatifs d'inclure sa perspective.

Situation : Un employé transfère vers un nouveau département et obtient un nouveau manager à mi-chemin de la campagne d'entretiens.

Solution :

Résultat : L'entretien se termine avec une implication appropriée du manager reflétant la situation de l'employé.

Situation : Un entretien de performance se passe mal et les RH veulent ajouter un partenaire RH à l'échange pour soutien.

Solution :

Résultat : Le partenaire RH fournit soutien et supervision sans perturber le processus existant.

Situation : Une personne donnant son avis part en congé médical prolongé et ne peut pas compléter son avis.

Solution :

Résultat : L'entretien continue sans être bloqué par des participants indisponibles.