Créer et Gérer les Processus d'entretiens

Les processus d'entretiens vous permettent de sauvegarder vos processus d'entretien et de les réutiliser quand vous en avez besoin. Créez un processus une fois pour votre processus d'entretien annuel, puis lancez-le à nouveau l'année prochaine sans tout reconstruire depuis le début.

Cet article vous guide à travers la création de processus, la configuration de chaque étape, la définition des permissions, et la gestion de votre bibliothèque de processus.

Un processus est un schéma pour votre processus d'entretien. Il définit :

Une fois que vous créez un processus, vous pouvez lancer un nombre illimité de campagnes à partir de celui-ci. Chaque campagne suit le processus mais s'applique à différents employés.

Pensez-y de cette façon :

Vous créez des processus une fois et les réutilisez plusieurs fois. Vous créez des campagnes chaque fois que vous souhaitez effectuer des entretiens.

Les processus sont créés depuis la page des processus d'entretiens. Voici comment en construire un de zéro.

Vous verrez le constructeur de processus avec plusieurs sections à compléter.

Commencez par définir l'objectif de votre processus :

​Nom du processus

Choisissez un nom qui décrit le type d'entretien.

Bons noms : "Entretien annuel de performance," "Bilan à 90 jours nouvelle recrue," "Enquête de feedback managérial"

Période d'entretien

Sélectionnez la période couverte par cet entretien. Cela aide les employés à comprendre sur quelle période ils sont évalués.

Les administrateurs d'entretiens peuvent gérer tous les aspects des entretiens créés à partir de ce processus. Ils peuvent ajouter ou retirer des participants, faire progresser les entretiens à travers les étapes, et clôturer les entretiens.

Les rôles RH et RH de Groupe (uniquement sur les employés de leurs groupes) sont toujours administrateurs d'entretiens ainsi qu'administrateurs de campagnes. Vous n'avez pas besoin de les ajouter — ils ont l'accès par défaut.

Vous pouvez donner l'accès administrateur à :

Managers — Chaque manager devient administrateur d'entretiens uniquement pour les entretiens de son équipe. Ils peuvent gérer les entretiens où ils sont le manager de l'employé, mais ne peuvent pas accéder aux entretiens d'autres départements.

Quand l'utiliser : Si vous voulez que les managers gèrent les entretiens de leur propre équipe sans impliquer les RH à chaque étape.

Utilisateurs spécifiques — Ajoutez des personnes individuelles par nom qui devraient être administrateurs d'entretiens pour toutes les campagnes de ce processus.

Quand l'utiliser : Si vous avez un partenaire RH, un gestionnaire de talents, ou un cadre qui doit superviser tous les entretiens.

Groupes — Donnez l'accès administrateur à tous les membres d'un groupe spécifique.

Quand l'utiliser : Si vous avez un groupe "Équipe RH" ou "People Ops" qui devrait avoir l'accès administrateur.

Vous pouvez combiner ces éléments. Par exemple : RH (automatique) + tous les managers + un assistant de direction.

Les observateurs d'entretiens peuvent voir tout le contenu des entretiens mais ne peuvent pas faire de modifications. Ils ont un accès en lecture seule à tout.

Cela est utile pour les personnes qui ont besoin de visibilité sans avoir besoin de gérer le processus — comme les managers N+1, les partenaires RH, ou les cadres.

Choisissez qui obtient l'accès en lecture seule :

Par rôle :

Par utilisateur :

Ajoutez des personnes spécifiques qui devraient voir tous les entretiens des campagnes utilisant ce processus

Par groupe :

Donnez l'accès observateur à tous les membres d'un groupe, comme "Équipe de direction" ou "Opérations RH"

L'étape de collecte d'opinion collecte les avis de plusieurs personnes en utilisant un questionnaire. Cette étape est optionnelle — activez-la uniquement si vous souhaitez collecter des avis écrits.

Basculez l'étape de collecte d'opinion activée ou désactivée. Si vous la désactivez, vous devez activer l'étape d'échange (vous avez besoin d'au moins une des deux).

Donnez un nom à votre étape de collecte d'opinion que les participants verront. Par défaut, c'est "Collecte d'opinion", mais vous pouvez le personnaliser pour correspondre à votre langage.

Exemples :

Rédigez des instructions ou du contexte que les participants verront lors de la complétion de leur avis.

Exemple : "Partagez des exemples spécifiques des forces de cette personne et des domaines d'amélioration. Votre feedback sera visible à l'employé et à son manager pendant l'échange."

Sélectionnez quel questionnaire les personnes donnant leur avis devront compléter. Vous pouvez choisir n'importe quel questionnaire de vos processus de questions.

Choisissez qui donnera son avis en ajoutant des rôles ou des utilisateurs spécifiques:

Par rôle :

Par utilisateur :

Ajoutez des personnes spécifiques qui devraient donner leur avis pour chaque entretien utilisant ce processus

Vous pouvez ajouter plusieurs personnes donnant leur avis. Une configuration 360 typique pourrait inclure : manager + 3 à 5 pairs + employé.

Règles de visibilité des avis

Les personnes donnant leur avis ne voient jamais les réponses des autres. Ceci est automatique et ne peut pas être modifié — cela évite les biais et encourage un feedback honnête.

Le contenu des avis devient visible aux participants de l'échange et aux participants de la signature uniquement si vous configurez ces étapes ultérieures pour l'afficher.

L'étape d'échange est l'endroit où les participants discutent de l'entretien et créent un compte rendu. Cette étape est optionnelle — mais si vous désactivez la collecte d'opinion, vous devez activer cette étape.

Basculez l'étape d'échange activée ou désactivée. Si vous la désactivez, vous devez activer l'étape de collecte d'opinion (vous avez besoin d'au moins une des deux).

Personnalisez ce que les participants voient. Par défaut, c'est "Échange", mais vous pouvez utiliser votre propre terminologie.

Exemples :

Fournissez du contexte sur ce qui devrait se passer pendant cette étape.

Exemple : "Rencontrez votre manager pour discuter du feedback, examiner les réalisations, et définir des objectifs pour la période à venir. Votre manager rédigera un compte rendu de la conversation."

Sélectionnez quel questionnaire sera utilisé pendant la préparation optionnelle et que le rédacteur devra compléter lors de la rédaction du compte rendu. Cela peut être le même que le questionnaire de collecte d'opinion ou différent.

Approches courantes :

La préparation est une sous-étape dans l'échange qui permet aux participants de rédiger leurs réponses avant que l'échange réel n'ait lieu.

Quand activer la préparation

Activez la préparation lorsque vous voulez que les participants réfléchissent à leurs réponses à l'avance :

Désactivez la préparation pour :

Choisissez qui devrait se préparer en sélectionnant des rôles ou des utilisateurs spécifiques :

Configurations courantes :

Vous pouvez aussi ajouter d'autres personnes, comme les managers N+1 ou les partenaires RH qui assisteront à l'échange.

Décidez si les participants à la préparation peuvent voir les avis de l'étape de collecte d'opinion pendant la préparation :

La plupart des organisations affichent les avis pendant la préparation pour que les gens puissent préparer des réponses réfléchies. Masquez-les uniquement si vous voulez une préparation fraîche et sans influence.

Le compte rendu de l'échange est l'endroit où l'entretien final est rédigé. Chaque échange a besoin de ces paramètres :

Sélectionner le rédacteur

Choisissez qui rédigera le compte rendu. Une seule personne peut être le rédacteur :

Choix courants :

Le rédacteur est la seule personne qui peut modifier le compte rendu. Les autres peuvent le voir (selon vos paramètres), mais seul le rédacteur peut l'écrire.

Sélectionner les participants à l'échange

Choisissez qui participe à l'échange ou doit voir le compte rendu :

Cela inclut généralement :

Tous les participants à l'échange peuvent voir le compte rendu que le rédacteur rédige.

Définir la visibilité du compte rendu

Décidez ce que le rédacteur et les autres participants à l'échange peuvent voir pendant le travail sur le compte rendu :

Options :

Configurations courantes :

Choisissez en fonction de la quantité d'informations que vous voulez disponibles pendant la conversation d'échange.

L'étape de signature permet aux participants d'examiner l'entretien terminé et de le reconnaître formellement. Cette étape est complètement optionnelle.

Basculez l'étape de signature activée ou désactivée. De nombreuses organisations ignorent les signatures pour les entretiens informels et les utilisent uniquement pour les entretiens annuels ou les PIP.

Personnalisez ce que les participants voient. Par défaut, c'est "Signature", mais vous pouvez correspondre à votre terminologie.

Exemples :

Fournissez des instructions pour les participants à la signature.

Exemple : "Examinez votre entretien de performance terminé et reconnaissez que vous l'avez lu et discuté avec votre manager. Vous pouvez ajouter des commentaires optionnels si nécessaire."

Choisissez qui doit signer en sélectionnant des rôles ou des utilisateurs spécifiques :

Configurations courantes :

Vous pouvez ajouter autant de participants à la signature que nécessaire.

Décidez ce que chaque participant à la signature peut voir lors de l'examen avant de signer :

Options :

Configurations courantes :

Tous les participants à la signature ont la même visibilité.

Une fois que vous avez configuré toutes vos étapes, vous verrez un aperçu montrant :

Le système vérifie les problèmes courants :

Si quelque chose ne va pas, vous verrez un message d'erreur expliquant ce qui doit être corrigé.

Cliquez sur Sauvegarder le processus pour l'ajouter à votre bibliothèque de processus. Vous pouvez maintenant l'utiliser pour lancer des campagnes ou continuer à le modifier.

Tous vos processus se trouvent sur la page Nouveaux entretiens > Processus.

La liste des processus affiche :

Utilisez la barre de recherche pour trouver des processus par nom ou filtrer par étapes incluses.

Cliquez sur n'importe quel processus pour l'ouvrir et apporter des modifications. Vos modifications n'affecteront pas les campagnes actives — seulement les nouvelles campagnes lancées après avoir sauvegardé les modifications.

Cliquez sur le menu à trois points à côté de n'importe quel processus et sélectionnez Dupliquer. Cela crée une copie que vous pouvez personnaliser sans modifier l'original.

Quand dupliquer :

Cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Supprimer. Vous pouvez supprimer des processus qui sont actuellement utilisés par des campagnes actives.

Cliquez sur Utiliser comme brouillon de campagne depuis le menu à trois points du processus. Cela vous amène au constructeur de campagne avec tous les paramètres du processus pré-remplis.

Consultez Lancer votre première campagne pour plus de détails sur la personnalisation des paramètres pour des campagnes spécifiques.

Suivez ces lignes directrices pour créer des processus maintenables et réutilisables :

Nommer les processus clairement

Utilisez des noms descriptifs qui expliquent le type d'entretien et quand l'utiliser :

Ajoutez des notes sur :

Cela aide les autres administrateurs RH à utiliser vos processus correctement.

Créez des processus séparés pour différents types d'entretiens plutôt que d'essayer de construire un processus universel :

Cela garde chaque processus simple et adapté à son objectif.

Avant de lancer un processus à l'échelle de l'entreprise :

Considérez votre culture d'entreprise lors de la définition de qui peut voir quoi :

En cas de doute, demandez aux employés avec quoi ils sont à l'aise.

Gardez des notes (dans le champ de description ou séparément) sur :

Cela aide la continuité lorsque différentes personnes RH gèrent les entretiens.

Voici comment différentes organisations configurent leurs processus :

Étapes : Collecte d'opinion → Échange (avec préparation) → Signature

Collecte d'opinion : Manager, 3 pairs, employé. Tous complètent le même questionnaire.

Échange : Manager et employé se préparent tous deux (peuvent voir les avis). Manager est rédacteur. Les deux voient tout pendant l'échange.

Signature : Employé et manager signent. Les deux voient tout.

Pourquoi cela fonctionne : Feedback complet, préparation approfondie, documentation claire.

Étapes : Échange uniquement (pas de préparation)

Échange : Manager est rédacteur. Employé est participant. Aucun ne se prépare à l'avance.

Pourquoi cela fonctionne : Rapide et conversationnel. Pas de charge de collecte d'avis formelle.

Étapes : Collecte d'opinion → Signature

Collecte d'opinion : Les collaborateurs directs donnent du feedback (anonyme via les paramètres de visibilité).

Signature : Le manager examine le feedback agrégé et signe. Le manager N+1 examine et signe également.

Pourquoi cela fonctionne : Feedback honnête sans discussion en face-à-face. Le manager du manager reste informé.

Étapes : Échange (avec préparation) → Signature

Échange : Manager et employé se préparent tous deux. Manager est rédacteur. Les deux voient les préparations de l'autre pendant l'échange.

Signature : Employé, manager et RH signent tous. Tous les trois voient tout.

Pourquoi cela fonctionne : Attentes claires documentées. Plusieurs parties reconnaissent la compréhension. Processus formel avec documentation appropriée.