Les entretiens progressent à travers les étapes séquentiellement — collecte d'opinion, puis échange, puis signature. En tant qu'administrateur d'entretiens, vous décidez quand passer d'une étape à la suivante. Cela vous donne le contrôle sur le rythme, mais cela nécessite également des jugements sur le moment de procéder.
Cet article explique comment faire progresser les entretiens à travers leur processus, quand attendre l'achèvement, et comment gérer les participants qui n'ont pas terminé.
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Comment fonctionne la progression des étapes
Les entretiens progressent à travers les étapes dans un ordre fixe. Vous ne pouvez pas sauter d'étapes ou changer la séquence, mais vous contrôlez le timing.
Progression séquentielle
L'ordre est toujours :
Étape de collecte d'opinion (si activée)
Préparation de l'échange (si activée, partie de l'étape d'échange)
Compte rendu de l'échange (si l'étape d'échange est activée)
Étape de signature (si activée)
Une fois que vous terminez une étape, vous passez à la suivante. Vous ne pouvez pas revenir aux étapes précédentes dans la version beta.
Vous contrôlez les transitions
Le système ne fait pas progresser automatiquement les entretiens. Vous décidez quand procéder :
Attendre que tout le monde termine sa partie
Avancer lorsque la plupart des gens ont terminé
Procéder immédiatement si les délais l'exigent
Cette flexibilité vous permet de vous adapter aux besoins et circonstances de votre organisation.
Quand passer à l'étape suivante
Décider quand procéder nécessite d'équilibrer l'exhaustivité et le calendrier. Voici comment y réfléchir.
Le scénario idéal : Tout le monde a terminé
Quand vous verrez ceci :
Tous les participants ont terminé.
Que faire :
Passez à l'étape suivante immédiatement. Il n'y a aucune raison d'attendre lorsque tout le monde a terminé.
Le scénario courant : La plupart des gens ont terminé
Quand vous verrez ceci :
Le compte d'achèvement montre "4 sur 5 terminé". Un ou deux retardataires n'ont pas terminé.
Que faire :
Dépend de qui manque et pourquoi :
Procédez si :
La personne manquante n'est pas essentielle (perspective intéressante à avoir, mais pas critique)
Vous avez envoyé plusieurs rappels et ils ne répondent pas
Vous approchez de votre date limite et ne pouvez pas attendre plus longtemps
L'avis manquant ne changera pas significativement le résultat
Attendez si :
La personne manquante est critique (le manager de l'employé, un acteur clé)
Ils ont confirmé qu'ils termineront bientôt (aujourd'hui ou demain)
Vous avez du temps avant votre date limite
Leur contribution affecterait matériellement l'entretien
Le scénario problématique : Faible complétion
Quand vous verrez ceci :
Le compte d'achèvement montre "2 sur 5 terminé" ou "1 sur 8 terminé". La plupart des gens n'ont pas terminé.
Que faire :
N'avancez pas encore. Un faible achèvement indique un problème plus important :
Enquêtez :
Les gens ont-ils reçu des notifications ?
Les instructions sont-elles peu claires ?
Le questionnaire est-il confus ou trop long ?
La date limite est-elle irréaliste ?
Les participants ont-ils des problèmes d'accès au système ?
Agissez :
Envoyez des rappels aux participants incomplets
Vérifiez personnellement avec quelques personnes pour comprendre les blocages
Prolongez la date limite si nécessaire
Clarifiez les instructions ou fournissez un soutien supplémentaire
Corrigez tout problème technique empêchant l'achèvement
Le cas particulier : Bloqué sur une personne
Quand vous verrez ceci :
Une personne critique (généralement le manager ou le rédacteur) n'a pas terminé sa partie, et elle bloque la progression.
Que faire :
Pour les étapes de collecte d'opinion ou de préparation :
Contactez la personne directement (pas seulement des rappels automatisés)
Comprenez pourquoi elle n'a pas terminé (trop occupée ? attentes peu claires ? problèmes d'accès ?)
Négociez une date limite d'achèvement spécifique
Envisagez si vous pouvez la remplacer (changer le rédacteur, échanger avec un manager différent)
Pour le compte rendu de l'échange :
Cette étape nécessite généralement une seule personne (le rédacteur)
Elle ne peut pas être sautée — quelqu'un doit écrire le compte rendu
Travaillez avec elle pour débloquer (offrez d'aider, prolongez la date limite, changez le rédacteur si nécessaire)
Comment faire progresser les entretiens vers l'étape suivante
Une fois que vous avez décidé de procéder, voici comment exécuter la transition.
Depuis la page de détails de l'entretien
Ouvrez l'entretien spécifique que vous souhaitez faire progresser
Recherchez le bouton Passer à l'étape suivante
Confirmez que vous souhaitez procéder
L'entretien transite immédiatement
L'étape suivante s'ouvre, et les participants de cette étape reçoivent des notifications.
Ce qui arrive aux participants incomplets
Lorsque vous passez à l'étape suivante avant que tout le monde termine, voici ce qui arrive à ceux qui n'ont pas terminé.
Ils perdent l'opportunité de terminer
Une fois que vous avancez, l'étape précédente se ferme. Les participants qui n'ont pas terminé :
Ne voient plus les boutons d'action pour cette étape
Ne peuvent pas soumettre de réponses tardives
Ne reçoivent plus de rappels sur cette étape
Exemple : Si vous passez de la collecte d'opinion à l'étape d'échange, les personnes donnant leur avis qui n'ont pas soumis ne peuvent plus donner leur avis.
Leur statut incomplet est enregistré
Le système suit qu'ils n'ont pas terminé :
Le compte d'achèvement reflète la réalité ("4 sur 5" et non "5 sur 5")
Leur nom apparaît sans bulle verte
Les administrateurs d'entretiens peuvent voir qui n'a pas participé
Cela crée une piste d'audit montrant l'achèvement partiel.
L'entretien continue sans leur contribution
L'entretien procède avec ce qui a été collecté :
Les participants à l'échange ne voient que les avis qui ont été soumis
Le rédacteur écrit le compte rendu basé sur les informations disponibles
L'entretien avance avec des lacunes reconnues
Important : Vous ne pouvez pas revenir en arrière et ajouter leur contribution plus tard. Une fois l'étape fermée, c'est définitif.
Ils peuvent toujours participer aux étapes futures
Être incomplet dans une étape ne les retire pas des étapes futures :
Une personne donnant son avis qui n'a pas soumis peut toujours participer à l'échange
Un participant à la préparation qui ne s'est pas préparé peut toujours assister à l'échange
Quelqu'un qui a manqué les premières étapes peut toujours signer à la fin
Chaque étape est indépendante.
Communiquer les transitions d'étapes
Ne supposez pas que les participants remarqueront les changements d'étapes. Une communication active évite la confusion.
Avant de passer à l'étape suivante
Envoyez un message d'avertissement aux participants :
Exemple de message :
"Rappel : L'étape de collecte d'opinion se ferme demain à 17h. Veuillez compléter vos avis avant cela. Après, nous passerons à l'étape d'échange et vous ne pourrez pas soumettre d'avis en retard."
Cela établit des attentes claires et donne une dernière impulsion pour l'achèvement.
Lors du passage à l'étape suivante
Le système envoie des notifications automatisées aux participants de la nouvelle étape, mais envisagez également d'envoyer :
Aux participants incomplets de l'étape précédente :
"L'étape de collecte d'opinion est fermée. Merci à ceux qui ont complété leurs avis. Si vous n'avez pas complété le vôtre, veuillez nous contacter s'il y a eu des problèmes — nous voulons comprendre ce qui a empêché votre participation."
Aux participants de l'étape suivante :
"Nous passons à l'étape d'échange. Managers, veuillez rédiger vos comptes rendus d'échange d'ici vendredi. Vous pouvez voir tous les avis collectés pendant l'étape 1."
Cela garde tout le monde informé et aligné.
Après avoir terminé l'entretien
Lorsque la dernière étape se termine, reconnaissez l'achèvement :
Exemple :
"Tous les entretiens annuels sont maintenant terminés ! Merci pour votre participation. Les entretiens sont maintenant disponibles en mode lecture seule pour votre référence. Questions ? Contactez les RH."
Limitations de la beta
Gardez ces contraintes à l'esprit lors de la gestion des transitions d'étapes :
Impossible de rouvrir les étapes fermées
Une fois que vous passez à l'étape suivante, vous ne pouvez pas revenir en arrière. Cela signifie :
Les achèvements tardifs ne peuvent pas être ajoutés
Vous ne pouvez pas corriger les erreurs des étapes précédentes
Les participants incomplets restent incomplets
À venir bientôt : La capacité de rouvrir et modifier les étapes fermées.
Solution de contournement actuelle : Soyez certain avant de procéder. En cas de doute, attendez un autre jour.
Impossible de modifier le contenu terminé
Si quelqu'un a terminé sa partie et que vous avez avancé, il ne peut pas modifier ce qu'il a soumis. Vous ne pouvez pas corriger les fautes de frappe, corriger les erreurs, ou mettre à jour les informations.
À venir bientôt : Capacité de rouvrir les entretiens et modifier le contenu.
Solution de contournement actuelle : Examinez le contenu avant d'avancer. Demandez aux participants de vérifier deux fois leurs soumissions.
Options de retour en arrière limitées
Si vous avancez par erreur, vous ne pouvez pas l'annuler dans la beta.
Solution de contournement actuelle : Soyez délibéré concernant les transitions. Confirmez avant de cliquer sur "Passer à l'étape suivante".
Questions fréquemment posées
Puis-je faire progresser un seul entretien vers l'étape suivante pendant que d'autres restent en arrière ?
Puis-je faire progresser un seul entretien vers l'étape suivante pendant que d'autres restent en arrière ?
Oui. Chaque entretien progresse indépendamment. Vous pouvez faire progresser certains entretiens vers l'étape suivante pendant que d'autres restent à l'étape actuelle. C'est utile lorsque certains entretiens se terminent plus rapidement que d'autres.
Et si j'avance par accident ?
Et si j'avance par accident ?
Dans la version beta, vous ne pouvez pas annuler. L'entretien reste à la nouvelle étape. Soyez prudent et confirmez avant de procéder. Cette limitation sera corrigée bientôt.
Les participants peuvent-ils compléter leur partie après que je suis passé à l'étape suivante ?
Les participants peuvent-ils compléter leur partie après que je suis passé à l'étape suivante ?
Non. Une fois que vous passez à l'étape suivante, l'étape précédente se ferme. Les participants qui n'ont pas terminé perdent l'opportunité de contribuer à cette étape.
Les participants sont-ils notifiés lorsque je passe à l'étape suivante ?
Les participants sont-ils notifiés lorsque je passe à l'étape suivante ?
Oui. Les participants de la nouvelle étape reçoivent des notifications les invitant à compléter leur partie. Les participants de l'étape précédente ne reçoivent pas de notifications de fermeture (c'est pourquoi la communication proactive est importante).
Dois-je faire progresser tous les entretiens d'une campagne en même temps ?
Dois-je faire progresser tous les entretiens d'une campagne en même temps ?
Non. Chaque entretien peut progresser à son propre rythme. Certaines organisations préfèrent synchroniser tout le monde pour plus de simplicité. D'autres laissent les entretiens progresser individuellement. Choisissez ce qui fonctionne le mieux pour votre flux de travail.
Et si quelqu'un a une excuse légitime pour ne pas avoir terminé ?
Et si quelqu'un a une excuse légitime pour ne pas avoir terminé ?
Documentez la raison et décidez si vous voulez attendre ou procéder. Si c'est vraiment critique, attendez. S'il s'agit de circonstances exceptionnelles (urgence familiale, maladie), documentez-le dans le compte rendu de l'entretien.
Combien de temps dois-je attendre entre les rappels ?
Combien de temps dois-je attendre entre les rappels ?
Envoyez des rappels tous les 2-3 jours pour les étapes actives. Trop fréquent semble harcelant. Trop rare et les gens oublient. Ajustez en fonction de votre culture et de vos délais.