Vous avez la possibilité dans Javelo de proposer deux types de connexions à vos collaborateurs :
Une connexion via mail (idéale car permet de recevoir différentes informations par mail - notamment les relances sur les entretiens en cours)
Une connexion via matricule pour les collaborateurs sans mail
Le principe de connexion via matricule ?
Un collaborateur sans adresse email pourra se connecter de la même manière qu'un collaborateur utilisant un mail mais via son matricule. L'administrateur communiquera un mot de passe temporaire à l'utilisateur qu'il devra ensuite personnaliser à la première connexion.
⚠️ Pour plus de sécurité, ne communiquez jamais dans le même courrier le matricule du collaborateur et le mot de passe temporaire
Réaliser cette connexion dans les meilleures conditions
1. Charger les informations - rôle administrateur : Remplir le fichier d'import excel pour créer vos utilisateurs si ce n'est pas déjà fait.
2. Pour générer le mot de passe temporaire l'admin peut générer facilement le mot de passe temporaire.
- Onglet Utilisateurs
Filtrer sur les utilisateurs "information de contact : aucune"
Sélectionnez le ou les utilisateur(s) concerné(s)
Sélectionner ensuite le mode de réception du mot de passe temporaire :
Option disponible "Générer mot de passe pour utilisateur sans email" = Vous recevez en tant qu'admin les données sur votre boîte de réception et transmettez les données à l'utilisateur
Option payante : "Envoyer réinitialisation de mot de passe par courrier" >> Voir les modalités
Exemple de fichier reçu par mail lors de la "génération du mot de passe pour utilisateur sans adresse email" :
La connexion collaborateur
Muni de son mot de passe temporaire, de l'url de login et de son matricule le collaborateur peut :
Se rendre sur l'url de login
Email or registration ID = Matricule du collaborateur
Mot de passe = Mot de passe temporaire communiqué
S'authentifier
Compléter les champs pour personnaliser votre mot de passe
Enregistrez le mot de passe
Une adresse mail personnelle est vivement recommandée pour être autonome en cas d'oubli de mot de passe. Sans cette information et en cas d'oubli de mot de passe vous devrez solliciter l'Admin/rh de votre entreprise.
Cette adresse mail ne sera pas visible par les administrateurs Javelo et ne sera utilisée qu'à cet usage exclusif.
Vous avez le choix de renseigner ou non une adresse mail
Vous pouvez accéder à votre compte
Comment activer l'option d'envoi de mot de passe temporaire par courrier
Automatiser l'envoi de mot de passe temporaire par courrier postal
Cette option est possible tenant compte des indications ci-dessous :
Coût de l'activation = 00 €
Coût de l'envoi par courrier en France métropolitaine = 1,50 €
Coût de l'envoi par courrier à l'international = 2 €
📌Vous pourrez demander l'activation de cette fonctionnalité à votre CSM
En pratique
Une adresse postale doit être renseignée depuis votre fichier d'import selon les étapes ci-dessous :
Exportez votre base Javelo >> Comment faire ?
Compléter les champs pour utiliser cette fonctionnalité
Obligatoire : adresse_line_1 (Exemple : 20 rue des Oliviers)
Facultative : adresse_line_2 (Exemple : Bat. A, escalier B...)
Obligatoire : postal_code (Exemple : 75008)
Obligatoire : city (Exemple : Paris)
Obligatoire : country (Exemple : France)
Importer votre fichier pour mettre à jour votre base Javelo (Ces informations n'apparaîtront pas sur la page de profil du collaborateur)
Générer le mot de passe temporaire
L'admin peut générer facilement le mot de passe temporaire depuis l’onglet Utilisateurs. et:
Filtrer sur les utilisateurs Information de contact
Sélectionner le ou les utilisateur(s) concerné(s)
Sélectionner ensuite le mode de réception du mot de passe temporaire :
Option payante Générer mot de passe pour utilisateur sans email = l'envoi sera automatique et l'utilisateur recevra son mot de passe par courrier postal
La connexion - côté collaborateur
Muni de son mot de passe temporaire, de l'url de login et de son matricule le collaborateur peut :
Se rendre sur l'url de login
Email or registration ID = Matricule du collaborateur
Mot de passe = Mot de passe temporaire communiqué
S'authentifier
Compléter les champs pour personnaliser votre mot de passe
Enregistrez le mot de passe
Une adresse mail personnelle est vivement recommandée pour être autonome en cas d'oubli de mot de passe. Sans cette information et en cas d'oubli de mot de passe vous devrez solliciter l'Admin/rh de votre entreprise.
Cette adresse mail ne sera pas visible par les administrateurs Javelo et ne sera utilisée qu'à cet usage exclusif.
Vous avez le choix de renseigner ou non une adresse mail
Vous pouvez accéder à votre compte
Pour toutes questions supplémentaires, n'hésitez pas à contacter l'équipe : [email protected]