Comment importer des utilisateurs ?
Avant d’importer des utilisateurs sur Javelo, il est préférable de créer les custom fields au préalable avant de pouvoir massivement alimenter via Import Excel les données qui les composent pour chaque personne.
Toutes ces données vont pouvoir prendre deux formes différentes dans Javelo :
Elles pourront être créées sous forme de “groupes”
Ou sous forme de “champs de la page de profil”
Vous trouverez ces deux notions dans les Paramètres > Champs personnalisés et Groupes.
Consultez les pages ci-dessous pour en savoir plus sur l’utilité de ces deux notions et la manière de les créer dans Javelo :
Comment importer ses informations via import Excel ?
Une fois que vous avez créé vos groupes et champs de la page de profil, vous allez pouvoir passer à l’import.
Dans l’onglet Utilisateurs cliquez sur le bouton importer par fichier.
Depuis cet écran, vous allez dans un premier temps trouver un emplacement pour charger le fichier d'import en format Excel. Vous aurez accès à un tutoriel et à un fichier exemple.
Cliquez sur Télécharger un fichier d’exemple.
Un fichier de ce type s’ouvre :
Les champs de la page de profil que vous aurez créés dans Javelo auront une colonne qui leur est propre (qui se crée automatiquement) et que vous pourrez remplir
Les groupes sont à remplir dans la colonne “group_code”. Plus de détails ici
Pour remplir ce fichier correctement, voici un rappel de règles :
Vous devez supprimer les liens hypertextes du fichier (ils apparaîtront en bleu)
Vous devrez supprimer les doublons (collaborateurs en double dans le fichier)
Vérifier à ce qu’il n’y ait pas de lignes vides dans le fichier
Vérifier qu’aucun collaborateur n’est son propre manager (même adresse email dans la colonne « email » et dans la colonne « manager_email »)
Vérifier que le manager figure bien dans la colonne collaborateur (colonnes « email, name, last_name) lorsqu’il est renseigné en tant que manager dans la colonne « manager_email »
Vérifier le format des dates (jj-mm-aaaa)
Changer le nom des groupes par les ID fournis par le customer success/support à votre demande
Vérifier qu’il n’y ait pas de formules dans les cellules
Une fois le fichier rempli, vous allez pouvoir charger le fichier et activer deux options différentes :
Désactiver les collaborateurs absents du fichier importé. Cette opération va supprimer tous les collaborateurs et les champs non-présents dans le fichier importé. Toutes les personnes qui ne seront pas dans le fichier seront désactivées de votre Javelo.
Ne pas envoyer les invitations et suspendre les notifications des utilisateurs importés. À utiliser quand vous ne souhaitez pas envoyer d’invitations ni de notifications par mail aux collaborateurs importés, pour le moment.
📌 Si vous sélectionnez Désactiver les collaborateurs absents du fichier, ils sont juste désactivés et non supprimés.
Une fois le fichier intégré, vous allez recevoir par mail un compte rendu de l'action :
Option 1 : L'import/synchronisation a correctement fonctionné et indique le nombre de collaborateurs sur la plateforme ou touchés par les modifications
Option 2 : L'import a échoué. Un fichier joint au mail permettra de retrouver l'ensemble des modifications à réaliser avant de recommencer.
💡 Vous avez également la possibilité d’ajouter au compte-goutte vos collaborateurs via le bouton Nouvel utilisateur.
Je n'arrive pas inviter / créer un utilisateur sur Javelo
En cas d'anomalie, le message d'erreur "cela n'a pas fonctionné, merci de contacter le support" apparaît.
Les raisons et points de vigilance :
Le format de l'adresse mail
Dans le cas d'un copier/coller de l'adresse mail, un espace s'affiche en début ou en fin d'adresse
⚠️ Vérifiez qu'il n'y ait pas d'espace
L'utilisateur existe déjà
Une adresse mail ne peut être utilisée qu'une fois. Si l'utilisateur existe déjà vous ne pourrez pas le rajouter une seconde fois
⚠️ Vérifiez dans l'onglet Utilisateur qu'il n'existe pas déjà.
Votre connexion intègre un SSO
Une invitation implique l'envoi d'un mail d'invitation à créer ses identifiants de façon automatique ce qui n'est pas attendu dans le cadre d'une connexion en SSO.
⚠️L'ajout d'un nouvel utilisateur s'effectuera depuis le fichier d'import. Consultez notre article comment importer
Je n'ai pas reçu de rapport d'erreur suite à mon import
Au moment d'importer vos utilisateurs, si votre fichier d'import contient des erreurs, vous recevrez un mail (comme ci-dessous) avec un rapport d'erreur vous permettant de repérer les erreurs commises.
Cependant, dans certains cas, le rapport d'erreur n'est pas envoyé. Vous trouverez ci-dessous les cas où aucun fichier d'erreur ne pourra vous être envoyé.
1) La ligne de titre du fichier Excel a été modifiée
Veillez à ne pas modifier la ligne de titre ci-dessous dans le fichier Excel (en jaune) :
2) Une nouvelle colonne a été créée
Vous ne devez pas créer de nouvelles colonnes manuellement sur le fichier. Il convient à la place d'ajouter sur la plateforme Javelo un nouveau champ personnalisé.
Pour rappel, vous pouvez télécharger un fichier import d'exemple dans le menu "Utlisateurs", sous-menu "utilisateurs", cliquez ensuite sur "Importer un fichier" puis sur "Télécharger un fichier d'exemple".
Comment inviter un utilisateur à rejoindre Javelo ?
L'ajout de nouveaux collaborateurs se fait en quelques étapes simples :
1. Inviter l'utilisateur à rejoindre Javelo
Cela se fait avec son adresse email depuis l'onglet Utilisateurs et cliquez sur Nouvel utilisateur en haut à droite.
Le collaborateur reçoit immédiatement un email l'invitant à activer son compte en définissant un mot de passe.
2. Ajouter le collaborateur à un groupe
Depuis Paramètres, cliquez sur Entreprise > Groupes.
Cliquez sur les trois points a la fin de la ligne du groupe correspondant et sélectionnez sur Gérer les membres.
3. Renseigner le manager du salarié et indiquer son poste
Cliquez sur l'utilisateur concerné depuis l'onglet Utilisateur pour accéder à sa page profil puis cliquez sur Editer le profil.
Vous pouvez ajouter alors le manager et son poste.
Comment résoudre les erreurs d'import liées à l'adresse mail (email)
Lors de votre import de fichier vous avez recu une anomalie " Une erreur de validation des données de l'utilisateur est survenue. Les causes les plus courantes sont : - une erreur de format de l'email - une duplication de l'email (il doit être unique sur Javelo)"
Les vérifications à effectuer portent sur :
- Assurez vous qu'il n'y ait pas d'espace dans le cellule (avant/aprés le mail)
- Assurez vous que ce mail n'existe pas déjà (une adresse mail ne peut être créée qu'une seule fois)
- Assurez vous que votre fichier ne comporte pas de lien hypertexte affichés en bleu :
Comment supprimer les liens hypertextes :
- Selectionnez l'ensemble de votre fichier puis clic droit >> Supprimer les liens hypertexte
Aprés ces vérifications/corrections vous pouvez ré-importer ! En cas d'erreur persistante, n'hésitez pas à solliciter l'équipe support.
Ajouter un collaborateur sans adresse mail (connexion via matricule)
Dans ce contexte, l'ajout du collaborateur se fera via le fichier d'import exclusivement en vue de créer le matricule.
1. Exportez votre base avec Exporter les utilisateurs en .xlsx
Vous recevrez le fichier excel dans votre boîte de réception.
2. Ajouter la ligne du collaborateur en fin de fichier.
Colonne "email" >> doit être vide
Colonne "username" >> Doit contenir la matricule que vous souhaitez attribuer au collaborateur
Colonne "manager_email" : À compléter si le manager à une adresse email OU
Colonne "manager_username" : A completer si le manager se connecte via matricule
3. Enregistrez votre fichier Excel puis importez le avec Import par fichier.
Sélectionnez ci-dessous :
Non activé par défaut : Les utilisateurs absent du fichier ne seront pas désactivés
Activé : Les utilisateurs absent du fichier seront désactivés de Javelo (cela ne supprimera pas les entretiens présents sur la page de profil)
Par défaut, les utilisateurs sans adresse auront les notifications "désactivées" quelle que soit l'option choisie ci-dessous.
Mettre à jour votre base Javelo
1. Exportez les utilisateurs en xlsx"
Sur l'onglet Utilisateurs, cliquez sur Exporter les utilisateurs en .xslx.
2. Modifier le fichier excel reçu dans votre boîte de réception :
Excepté les informations en rouge ci-dessous, les autres peuvent être modifiées
Supprimer une ligne pour désactiver un utilisateur
Ajouter une ligne pour créer un utilisateur
Modifier une donnée (exemple email, job, département, manager…)
Modifier le group-code (dans ce cas, vérifiez bien que le groupe existe déjà dans Javelo et utilisez bien le goup-code associé)
Les champs date doivent être formatés au format date (Jour/Mois/Année)
Les autres champs doivent être au format texte
Le fichier ne doit pas être protégé par un mot de passe
etc....
3. Importer votre fichier pour mettre à jour votre base Javelo.
Importer par fichier : Cliquez sur Importer par fichier.
Importez votre fichier
Sélectionnez l'option souhaitée puis Importer vos collaborateurs
Non activé par défaut : Les utilisateurs absent du fichier ne seront pas désactivés
Activé : Les utilisateurs absents du fichier seront désactivés de Javelo (cela ne supprimera pas les entretiens présents sur la page de profil) seulement sur le RH valide la désactivation dans l’Historique d’importation des utilisateurs (en haut à droite)
Sélectionnez l'option souhaitée puis "importer vos collaborateurs"
Je ne souhaite pas envoyer d' invitations pour le moment : Les notifications des utilisateurs seront désactivées, ils ne recevront aucune invitation (À se connecter, entretiens, relances...)
Je souhaite envoyer des invitations à l'ensemble des nouveaux utilisateurs : Les utilisateurs recevront une invitation à se connecter Javelo et recevront les invitations (entretiens, relances...)
4. Si vous avez opté pour désactiver les collaborateurs absents du fichier importé, alors une dernière étape de validation est attendue dans Javelo. Cliquez sur Historique d’importation des utilisateurs.
Puis, cliquez sur les trois points de la ligne correspondante au fichier importé et sélectionnez Voir les utilisateurs prêt à être désactivés..
Enfin, dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez les utilisateurs à désactiver et cliquez sur Désactiver.