Sur Javelo, il est possible de créer des formations manuellement mais aussi massivement à l'aide d'un fichier Excel qui vous permettra d'importer l'ensemble de vos formations sur la plateforme.
⚠️ Cette fonctionnalité peut seulement être utilisée pour créer des formations et non pour les modifier. Si vous exportez des formations dans le but de les modifier puis vous les réimportez, cela créera des doublons. Il convient de passer par la plateforme Javelo uniquement pour toute modification de formation.
Accès à l'import des formations côté admin
Si vous avez un rôle d'admin RH, vous devez vous rendre dans le menu Développement puis cliquer sur le sous-onglet Formations.
Puis en haut à droite cliquez sur Importer les formations.
Sur cette page, vous trouverez un fichier Excel d'exemple à compléter ainsi que des règles pour que votre import puisse se réaliser au mieux.
Voici un récapitulatif des colonnes contenues dans le fichier Excel:
Owner : email ou matricule du demandeur de formation (obligatoire)
Title : Titre de la formation (obligatoire)
Status :
Vide (sera alors considéré comme New)
new (nouvelle demande)
approved (accepté par le manager)
unapproved (refusée par le manager)
hold_on (en attente)
accepted (acceptée par l’équipe RH)
declined (refusé par l’équipe RH)
not_done (non-realisée)
done (réalisée)
Priority peut-être vide ou doit être une valeur entre 1 et 4
Mandatory peut-être vide ou doit avoir une valeur YES ou NO
External_id peut-être vide ou doit être une chaine de caractères ou de nombres
end_date doit être au format JJ/MM/AAAA
Pour remplir ce fichier correctement, voici un rappel de règles :
Le fichier ne doit pas dépasser 15Mb
Le format de fichier accepté est :.xlsx.
Le fichier ne doit pas dépasser 15Mb
Seules les colonnes owner et title doivent être présentes
end_date et certifying sont obligatoires lorsque le statut est done
Si une demande de formation est en erreur l’import est annulé
Une fois le fichier vérifié et complété, vous pourrez le glisser dans l'encart d'import ou l'uploader depuis votre ordinateur et cliquer sur Importer les formations.
Une fois le fichier intégré, vous allez recevoir par mail un compte rendu de l'action
• Cas 1 : L'import a correctement fonctionné et indique le nombre de formations créées sur la plateforme
• Cas 2 : L'import a échoué. Un fichier joint au mail permettra de retrouver l'ensemble des modifications à réaliser avant de recommencer.