Qu'est-ce qu'un groupe sur Javelo ?
C'est un regroupement de collaborateurs facilitant l'utilisation de la plateforme et permettant la réalisation de plusieurs actions :
Lancer des campagnes de façon massive et délimitée sur une population ciblée.
Attribuer massivement des compétences à un regroupement de personnes.
Faire du reporting : affiner les rapports de campagne sur des groupes spécifiques.
Attribuer des rôles admin sur des populations ciblées.
Comment créer des groupes ?
La création des groupes est l’une des premières actions à réaliser sur Javelo. Elle vous permettra de découper votre population et de pouvoir cibler vos actions. Néanmoins, afin de réaliser cette action, il vous faudra détenir des droits d’admin.
Il suffit de vous rendre dans les Parametres > Entreprises et cliquer sur Groupes.
Cliquez sur Nouveau groupe en haut à droite.
La prochaine étape sera d’accorder un nom à votre groupe et d’y ajouter vos collaborateurs. Ici, deux choix s’offrent à vous :
Vous pouvez ajouter vos collaborateurs au compte-gouttes dans les groupes en cliquant sur les trois points et sélectionner Gérer les utilisateurs.
Vous pouvez également assigner massivement vos collaborateurs aux groupes en réalisant une synchronisation (vous trouverez le protocole à suivre dans cet article)
Il est important de savoir que les collaborateurs pourront appartenir à plusieurs groupes et verront les noms de ces groupes sur leurs pages de profils. Ils auront également accès aux collaborateurs qui font partie des mêmes groupes.
Filtrer par utilisateurs
Au sein d'un groupe, vous pouvez filtrer par employes. Pour se faire, aller dans Paramètres > Groupes, puis cliquez sur les trois points pour sélectionner Gérer les membres.
Puis, taper les premières lettres du nom de l’employe pour le faire apparaître.
Concrètement, à quoi vont vous servir ces groupes ?
Le lancement de campagne :
Lors de la configuration de la campagne (dans la seconde étape), vous serez amené à choisir les collaborateurs concernés et sur lesquels vous souhaitez lancer les entretiens.
Les groupes vous serviront à lancer des campagnes sur des populations précises massivement.
Exemple : lancer une campagne sur toute votre population de managers si vous avez créé un groupe "Managers"
Les compétences :
Dans l’entretien, il est possible d’évaluer des compétences attribuées à des groupes de collaborateurs. Pour ce faire, il vous suffit de créer la compétence dans l’onglet Développement > Compétences et cliquez sur Nouvelles compétences en haut à droite.
Entrez les informations nécessaires comme le titre et les critères destinés aux employés pour s'auto-évaluer.
Pour attribuer une Compétences a un groupe, sélectionnez Collaborateurs spécifiques et cliquez sur + Assigner pour choisir un groupe.
Puis, cliquez sur Créer la competences.
Si l’option d’évaluation des compétences a été activée lors de la création du questionnaire utilisé dans le lancement de la campagne, tous les membres du groupe vont pouvoir évaluer cette compétence lors de l’entretien.
Le reporting et l'affinage des rapports de campagne :
Il vous sera possible, grâce à l’option Exporter en CSV figurant sur la page de suivi de chaque campagne, d’extraire de la donnée et de la retraiter en affinant les résultats sur les différents groupes.
L'option Voir le rapport de la page de suivi, quant à elle, vous permettra de consulter et de filtrer les réponses sur vos différents groupes avant l'export final.
L'attribution du rôle d'admin de groupe :
En tant que RH, il vous sera possible d’attribuer à vos collaborateurs le droit d’admin de groupe. Celui-ci leur permettra de pouvoir mener des actions supplémentaires tels que la gestion administrative du groupe (ajout et suppression de collaborateurs), création de questionnaires destinés au groupe, lancement et suivi de campagne sur celui-ci. Ils auront également la possibilité d'éditer les profils des utilisateurs de son groupe. Attention, il est important de savoir que ce rôle leur donnera la visibilité sur tous les entretiens lancés sur les collaborateurs appartenant à ce groupe. Vous trouverez une description des différents ainsi que leurs impacts dans cet article.
Astuces concernant la création des groupes :
Avec la digitalisation des trames/construction des questionnaires, la création et la constitution des groupes devront être l’une des premières actions à réaliser sur Javelo
Être vigilant et vérifier régulièrement les groupes afin qu’ils soient à jour lors du lancement des campagnes
Exemples d'utilisations de la fonctionnalité Groupes :
Création des groupes en fonction des services de l’entreprise (Ex : Marketing, Sales, Opérations, etc.)
Création des groupes en fonction des statuts des salariés (Ex : Ouvriers, Employés, Cadres)
Création des groupes en fonction de la position hiérarchique dans l’organisation (Ex : Managers, Directeurs, Fondateurs)
Création des groupes en fonction des métiers (Ex : Conseillers, Coachs, etc.)
Création de sous-groupes (Ex : créer un groupe pour les chargés de paie dans le service RH. Attention, le sous-groupe ne s'affiche pas en tant que tel. Il ne sera donc pas possible de distinguer un sous-groupe d’un groupe.)
Création de groupes dédiés à certains projets (Ex : Projet transverse entre plusieurs équipes et lancement d’un sondage et/ou d’un entretien individuel sur les personnes impliquées dans le projet)
Création de groupes en fonction des filiales de l’entreprise (Ex : filiale française, filiale belge, etc.)
Création en fonction des compétences
Comment ajouter des collaborateurs a un groupes individuellement et massivement
Globalement
Pour attribuer massivement des collaborateurs dans un groupe, il vous faudra le créer dans Javelo.
Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Utilisateurs, puis cliquez sur Groupes en haut à droite.
Cliquez sur Nouveau groupe à droite.
Donnez un nom au groupe et cliquez sur Créer un groupe. Un code du groupe va se créer automatiquement (en gris à côté du nom de celui-ci).
Ce code vous permettra de rattacher massivement des personnes à un groupe via un import excel.
Individuellement
Il est possible d'ajouter un collaborateur à un groupe depuis l'onglet Utilisateurs puis cliquez sur Groupes. Cliquez ensuite sur les trois points a la fin de la ligne correspondante au groupe auquel vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter des utilisateurs au groupe.
Puis tapez les premières lettres des noms des utilisateurs pour les ajouter.
Massivement
Pour accéder à la création massive des groupes, veuillez vous rendre dans l’onglet Utilisateur.
Vous aurez alors la possibilité d'exporter massivement votre base Javelo en cliquant sur Exporter les utilisateurs. Il faudra modifier ce fichier pour l'importer à nouveau sur la plateforme. Cela vous permets d'ajouter massivement les collaborateurs aux bons groupes.
Dans la colonne intitulée "group_code" dans le fichier, renseigner, pour tous les collaborateurs, les codes des groupes auxquels ils vont appartenir.
Dans l'exemple ci-dessous, nous pouvons voir que le collaborateur est rattaché à deux groupes sur Javelo: le groupe DIRECTION ainsi que le groupe RESSOURCES HUMAINES. Nous avons donc trouvé les codes de ces groupes sur Javelo et avons complété deux colonnes sur le fichier d'import. Nous avons finalement renseigné les codes de ces groupes dans les deux colonnes.
Vous pouvez ensuite enregistrer ce fichier et l'importer sur Javelo. Cette dernière étape est expliquée à la fin de cet article.
Pour en apprendre plus sur la notion de groupe et notamment sur ses impacts, consultez cet article.
Créer et modifier
La création des groupes se fait dans les Paramètres et dans la catégorie Groupes.
Cliquez sur Nouveau groupe.
Vous pouvez ensuite composer votre groupe en ajoutant ou en retirant des membres avec les trois points a la fin de la ligne du groupe correspondant et l’option Gérer les membres.
📌 Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes dans Javelo.
Supprimer un utilisateur
Les administrateurs de l'entreprise ont la possibilité de supprimer un utilisateur d'un groupe.
Dans l’onglet Utilisateurs, cliquez sur Groupes en haut à droite.
Dans le groupe correspondant, cliquez sur les trois points à la fin de la ligne et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Puis, dans le menu sur la droite, cliquez sur les trois points de l’utilisateur correspondant pour le retirer d’un groupe.